Претензия – это официальный документ. По многим категориям дел законодатель ввел обязательное направление претензий контрагенту до обращения в суд. При её составлении необходимо соблюсти ряд формальностей.
Первый и, наш взгляд, самый важный совет:
Продумайте, какие аргументы Вы будете приводить в суде, и составляйте претензию так, чтобы она не противоречила (а лучше подтверждала) Ваши аргументы.
Ниже – наши советы, которые помогут Вам избежать ошибок при составлении претензии.
Кому и куда направлять претензию
Если получатель – юридическое лицо, то необходимо указать его наименование, адрес. Если известны, укажите ФИО руководителя.
Если получатель является физическим лицом, то Вы указываете его ФИО и адрес.
Адрес нужно указать тот, который указан в договоре. Если речь идет об ИП или юридическом лице, то стоит направить претензию также в адрес, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Основная часть.
В ней Вы излагаете факты нарушения условий заключенного договора. При этом в претензии необходимо указать номер, дату и предмет заключенного договора, на который Вы ссылаетесь (если они, конечно, есть — здесь важно идентифицировать те правоотношения, о которых идет речь в претензии). При необходимости также возможны ссылки на другие документы, нормативные акты, законы. К претензии могут быть приложены копии документов, ссылки на которые содержатся в самой претензии (если их нет у получателя претензии).
При необходимости в основной части излагается короткая фабула событий, предшествующих факту нарушения. Важно здесь соблюдать принцип необходимости и достаточности – то есть события должны быть изложены без излишних деталей, только в той мере, которая способствует пониманию сути Вашей претензии. Подчеркнем еще раз: события и аргументы, которые Вы приводите, должны совпадать (или хотя бы не противоречить) тем аргументам, которые Вы будете приводить в суде, если это потребуется.
Резолютивная часть (требования).
В ней важно четко и внятно сформулировать то, что Вы требуете у получателя. Чем конкретнее указаны Ваши требования, тем лучше. Конкретные обоснованные суммы (например, сумма неисполненных обязательств по договору и сумма пени за нарушение сроков), сроки, действия и т.п.
Например, можно указать: «оплатить сумму основного долга в размере 100 000 рублей и пени в размере 15 000 рублей. Всего оплатить 115 000 руб. Оплату произвести на расчетный счет….»
Претензия обязательно должна быть подписана уполномоченным лицом отправителя.
Если претензию направляет юридическое лицо, то подписывается она руководителем (или тем лицом, которое, согласно сведениям в ЕГРЮЛ, действует без доверенности).
Если же претензию подписывает лицо, которое действует по доверенности, то копия этой доверенности должна быть приложена к претензии.
В отношении физического лица действуют те же правила. Либо доверенность подписывает непосредственно человек, ее предъявляющий, либо необходимо приложить копию доверенности.
Дата.
Дата подписания, направления и дата получения претензии могут не совпадать.
Срок направления претензии будет исчисляться со времени ее вручения (если вручали претензию лично) или с того момента, когда письмо было сдано на почту. И тем не менее, дату подписания на претензии поставить необходимо. Иногда это может сыграть Вам на руку (например, если подавалось несколько претензий).
Исходящий номер.
Если претензия направляется от организации – желательно указать на ней исходящий номер документа. Этот номер присваивается исходя из реестра исходящих документов Вашей компании. Если возникнет спор, то такой реестр может стать доказательством.
Отправка претензии.
Претензия — это официальный документ, поэтому Вы должны позаботиться о подтверждении отправки этого документа Вами и получении его адресатом. Для этого самым правильным будет выбрать один из двух вариантов отправки:
- Заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложений;
- Вручение представителю адресата лично под роспись (и эта роспись о получении должна остаться у Вас – для этого составляется второй экземпляр претензии, на котором и делается отметка о получении, дате получения и подпись).
Если претензия была направлена факсом или электронной почтой (иногда это целесообразно сделать для оперативности), ее следует продублировать заказным письмом.
***
Каждый случай индивидуален, и в этом материале мы приводим самые общие советы по составлению такого документа как претензия.
Если Вы хотите быть полностью уверенным в том, что претензия составлена грамотно — обратитесь за помощью в её составлении к специалистам нашей компании.
Будем рады быть Вам полезными,
Ваша Юридическая компания «ЕВГЕРО»
Write a Comment